Trasformazione della farmacia da SNC a SAS, quando serve un nuovo registro stupefacenti?
Quando la società titolare di una farmacia si trasforma da SNC a SAS, una delle questioni operative che possono sorgere riguarda il registro di entrata e uscita degli stupefacenti:
occorre chiudere quello esistente e farne vidimare uno nuovo oppure è possibile continuare a utilizzare il registro già in uso?
Il problema può diventare ancora più rilevante quando alla trasformazione societaria si accompagna il cambio del direttore responsabile e quando risultano in carico medicinali stupefacenti, compresi prodotti scaduti in attesa di distruzione.
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La risposta richiede di distinguere tre situazioni che non devono essere confuse: cambio del direttore, trasformazione societaria e trasferimento della titolarità della farmacia.
Il registro stupefacenti: cosa prevede la normativa
Il principale riferimento è il D.P.R. 9 ottobre 1990, n. 309 (Testo Unico stupefacenti) e, in particolare, gli artt. 60 e 62.
L’art. 60 disciplina il registro di entrata e uscita utilizzato per la contabilizzazione delle sostanze e dei medicinali stupefacenti soggetti a registrazione, nonché le relative modalità di vidimazione e tenuta.
L’art. 62 contiene invece disposizioni specifiche relative al registro tenuto, tra gli altri, dalle farmacie e ne prevede la chiusura annuale al 31 dicembre di ogni anno.
Il Testo Unico, tuttavia, non stabilisce espressamente che ogni modifica della forma societaria della società titolare della farmacia comporti automaticamente la chiusura del registro esistente e l’apertura di uno nuovo da qui lo sviluppo di prassi eterogenee nelle Asl.
Ed è proprio da qui che nasce il problema interpretativo.
Farmacia Cambio del direttore: occorre cambiare registro?
Su questo punto esiste un’importante indicazione del Ministero della Salute, nota prot. DGFDM/VIII/P/C.1.a.c./38989 del 20 novembre 2006, relativa alla gestione della documentazione degli stupefacenti nelle farmacie.
Con riferimento alle farmacie gestite in forma societaria, il Ministero ha affrontato il passaggio delle funzioni direttive da un socio a un altro.
Dalle indicazioni ministeriali emerge che al nuovo direttore vengono trasferite le relative competenze e, soprattutto, la responsabilità della corretta tenuta del registro.
Ne consegue un principio importante:
il semplice cambio del direttore, in assenza di un trasferimento della titolarità della farmacia, non comporta di per sé la necessità di sostituire il registro stupefacenti.
Cambio del direttore e cambio del titolare, quindi, non sono la stessa cosa.
Passaggio societario con e senza modifica della partita iva.
Esemlio: nel passaggio ad esempio dalla SNC a SAS?
La situazione è più articolata quando cambia anche la forma societaria.
La trasformazione da SNC a SAS costituisce infatti una trasformazione societaria e non deve essere automaticamente equiparata alla vendita o alla cessione della farmacia a un soggetto diverso.
Quando l’operazione avviene in continuità societaria – ad esempio con prosecuzione della stessa attività e mantenimento della medesima partita IVA – non emerge dal D.P.R. 309/1990 una disposizione che imponga espressamente l’apertura di un nuovo registro per il solo passaggio da SNC a SAS.
Nella pratica, tuttavia, il problema non è completamente risolto.
Fonti professionali, tra cui UTIFAR, hanno infatti segnalato che proprio sul passaggio SNC → SAS sono state adottate interpretazioni differenti da parte delle autorità sanitarie locali: alcune richiedono la sostituzione del registro, mentre altre consentono una diversa gestione in continuità.
Di conseguenza, non è corretto affermare in termini assoluti né che il registro debba necessariamente essere sostituito, né che possa sempre essere mantenuto.
Prima di effettuare qualsiasi operazione è opportuno acquisire l’indicazione del Servizio Farmaceutico territorialmente competente.
Se viene richiesto un nuovo registro, come gestire le giacenze?
Quando l’autorità sanitaria richiede la chiusura del registro esistente e la vidimazione di uno nuovo, deve essere garantita la perfetta continuità della contabilità degli stupefacenti.
È però opportuno evitare di effettuare autonomamente uno scarico generale delle giacenze prima della vidimazione.
La soluzione più prudente consiste nel presentare al Servizio Farmaceutico sia il registro in uso sia quello nuovo, chiedendo contestualmente come debbano essere formalizzati:
la chiusura del vecchio registro;
il riporto delle giacenze nel nuovo;
la conservazione o eventuale consegna del registro precedente;
la gestione degli stupefacenti scaduti ancora contabilmente in carico.
Il punto fondamentale è che il passaggio da un registro all’altro deve consentire in ogni momento di ricostruire senza interruzioni la movimentazione e la giacenza di ciascun medicinale soggetto a registrazione.
Non è quindi opportuno trattare automaticamente l’operazione come una normale cessione di medicinali, soprattutto quando non vi è alcun trasferimento fisico delle confezioni a un’altra farmacia.
E gli stupefacenti scaduti?
Particolare attenzione deve essere riservata ai medicinali stupefacenti scaduti o inutilizzabili che risultano ancora contabilmente in carico.
Il semplice cambio del registro non costituisce un motivo per eliminarli dalla contabilità.
Gli stupefacenti scaduti devono continuare a essere correttamente tracciati fino al completamento della procedura prevista per la loro distruzione e alla formazione della documentazione necessaria per effettuare il relativo scarico.
Pertanto, se viene aperto un nuovo registro.
mentre sono presenti stupefacenti scaduti ancora in carico, occorre assicurare anche per questi la continuità contabile secondo le indicazioni del Servizio Farmaceutico.
In altre parole, “scaduto” non significa automaticamente “scaricato dal registro”.
Che fine fa il vecchio registro?
Anche su questo aspetto è opportuno evitare affermazioni troppo generiche.
La procedura prevista in caso di effettivo trasferimento della titolarità non può essere automaticamente estesa a una trasformazione societaria effettuata in continuità.
Pertanto, se l’autorità sanitaria richiede un nuovo registro in occasione della trasformazione societaria, è consigliabile chiedere contestualmente come debba essere chiuso il precedente e chi debba conservarlo successivamente.
Non è prudente presumere che debba necessariamente essere consegnato definitivamente alla ASL oppure, al contrario, che debba sempre essere restituito alla farmacia.
In pratica: come comportarsi?
Il punto di partenza è verificare esattamente quale operazione societaria sia stata effettuata.
Se siamo in presenza di una trasformazione SNC → SAS in continuità, eventualmente accompagnata dal cambio del direttore, non risulta dalla normativa nazionale un obbligo espresso e automatico di sostituire il registro stupefacenti.
Poiché, tuttavia, sono state segnalate prassi differenti delle autorità sanitarie locali, la soluzione operativamente più sicura è non chiudere autonomamente il vecchio registro e non effettuare preventivamente lo scarico delle giacenze.
È preferibile sottoporre la situazione al Servizio Farmaceutico competente e, qualora venga richiesta l’apertura di un nuovo registro, concordare contestualmente le modalità di chiusura del precedente, riporto delle giacenze e gestione degli eventuali stupefacenti scaduti.
Conclusioni
La questione può essere sintetizzata in un
principio semplice: trasformazione societaria, cambio del direttore e trasferimento della titolarità sono fattispecie differenti e non devono essere automaticamente assimilate ai fini della gestione del registro stupefacenti.
Il semplice cambio del direttore non determina di per sé la necessità di sostituire il registro.
Per la trasformazione SNC → SAS, invece, non emerge dal D.P.R. 309/1990 un obbligo espresso e generalizzato di apertura di un nuovo registro, ma la presenza di prassi locali differenti rende opportuno un preventivo confronto con il Servizio Farmaceutico competente, attenzione al collegamento con la partita iva, una nuova partita iva potrebbe avvalorare la tesi di un effettivo trasferimento.
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Qualora venga richiesta la sostituzione, particolare attenzione dovrà essere prestata alla continuità delle giacenze, comprese quelle relative agli stupefacenti scaduti ancora contabilmente in carico.
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Avv Aldo Lucarelli
FarmaDiritto
Studio Legale Angelini Lucarelli
Riferimenti essenziali
D.P.R. 9 ottobre 1990, n. 309,
Nota Ministero della Salute prot. DGFDM/VIII/P/C.1.a.c./38989 del 20.11.1006
D.M. 20 aprile 1976
Il presente contributo ha carattere informativo
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